Ein erfolgreicher Messeauftritt repräsentiert nicht nur Ihr Unternehmen, sondern ist vielmehr auch ein wichtiges Kommunikationsmittel. Messen sind nicht gerade preiswert, meist zählen sie zu den größten Budgetposten der Jahresplanung eines Unternehmens. Daher ist es notwendig, den Messeauftritt strukturiert durchzuplanen. Vor allem der Messestand sollte sich an Ihrer Marke sowie der Botschaft Ihres Unternehmens orientieren.
Messen dienen nicht nur der Unternehmens- und Produktpräsentation, häufig treffen sich dort Fachleute aus den verschiedensten Branchen. Sie eignen sich also perfekt um Ihr Netzwerk zu erweitern, Kunden zu binden, Kundenkontakte zu festigen oder neue Kunden für Ihr Unternehmen zu gewinnen. Nutzen Sie die Chance und heben Sie sich von Ihren Wettbewerbern auf der Messe ab. Wir haben Ihnen einen Leitfaden zusammengestellt mit dessen Hilfe Sie das Potenzial Ihres Messeauftritts voll ausschöpfen können.
Schritt 1: Auswahl der Messeveranstaltung
Im ersten Schritt ist es notwendig, dass Sie die geeignete Messe für Ihr Vorhaben auswählen. Dafür ist es hilfreich, Ihre Zielgruppe, aber auch andere Wettbewerber am Markt zu beachten. Folgende Fragen helfen Ihnen, sich für ein Messe zu entscheiden: Treffen Sie auf der Messe Ihre Kunden? Potenzielle Kunden? Erwarten Ihre bestehenden Kunden, dass Sie auf der Messe anzutreffen sind? Vergessen Sie nicht die Konkurrenz! Sind Ihre Wettbewerber auf der Messe präsent?
Schritt 2: Vorbereitung der Messe
Eine gute Vorbereitung ist der Schlüssel für einen erfolgreichen Messeauftritt. Verschaffen Sie sich einen Vorteil indem Sie schon vor der Messe die Inhalte des Messekataloges studieren und informieren Sie sich über die anderen Aussteller. Wer hat bereits im Vorjahr auf der Messe ausgestellt und wie sahen die Stände der Konkurrenz aus? Über das Internet und Portale wie etwa XING oder LinkedIn können sie sich oftmals durch Fotos vergangener Messen eine Übersicht über die Messestände anderer Unternehmen einholen.
Zeitplan
Fangen Sie früh genug mit der Planung an! Je früher Sie mit der Vorbereitung starten, desto eher können Sie mögliche Probleme umgehen. Außerdem bleibt Ihnen jede Menge Zeit um außergewöhnliche Konzepte und Ideen umzusetzen.
Messemotto entwickeln
Wollen Sie die Aufmerksamkeit der Besucher auf sich ziehen? Entwickeln Sie ein passendes Messemotto! Auf einer Messe stellen meist hunderte, wenn nicht sogar tausende Firmen Ihre Produkte oder Dienstleistungen aus. Hier gilt es, aus der Masse herauszustechen und in Erinnerung zu bleiben. Beachten Sie, dass das Motto zu Ihrem Unternehmen passen sollte um authentisch zu wirken. Die Kunst ist es, zu verinnerlichen, was Sie auf der Messe darstellen wollen.
Ziele
Ein strukturierter Messeauftritt hat verschiedene Ziele. Oftmals dient er dazu, bestehende oder ehemalige Kunden aufzufinden und sie gezielt für Terminierungen anzusprechen. Ein weiteres Ziel ist es, Neukunden zu gewinnen oder herauszufiltern, wer sich als künftiger Geschäftspartner eignet. Ein ansprechend gestalteter Messeauftritt sorgt auch für Aufmerksamkeit und Begeisterung unter den Besuchern. Schreiben Sie sich auf, warum Sie die Messe besuchen wollen und was Ihre individuellen Ziele sind.
Schritt 3: Budgetplanung
Die Kalkulation ist ein wichtiger Faktor in der Planung eines Messeauftritts. Der Standort in der Messehalle und der Aufbau sowie das Design des Messestands hängen maßgeblich vom geplanten Budget ab. Wie viel Platz benötigen Sie für Ihren Messestand? Auch die für die Messe eingeplanten Produkte oder Werbematerialien sollten einkalkuliert werden. Benötigen sie Bildschirme oder Videowände? Ein Budgetplan hilft Ihnen dabei, einen Überblick über Ihre Kosten zu behalten. Planen Sie eine Messe im Ausland, so berücksichtigen vor allem den Umfang der Logistik- und Gemeinkosten.
Schritt 4: Informieren Sie Ihre Kunden sowie potenziellen Kunden
Wenn die Messe fest eingebucht und vorbereitet ist, beginnt die Marketingarbeit. Kunden sollten möglichst frühzeitig darüber informiert werden, dass Sie auf der Messe vertreten sein werden. Stellen Sie Informationen per Brief, Telefonat, E-Mail, Social Media oder auf der Website bereit. Berichten Sie ausführlich über die Messe und wo genau Sie dort vertreten sind. Eine Wegbeschreibung zu Ihrem Messestand erleichtert es, Sie aufzufinden. Auch Pressemitteilungen, besonders in den Fachmedien, sind hilfreich, um Ihre Ausstellung bekanntzugeben. Nutzen Sie alle Kommunikationskanäle, die Ihnen zu Verfügung stehen – so informieren Sie auch potenzielle Neukunden.
Schritt 5: Messebau
Die Ausstellung auf einer Messe bedeutet, sich der Konkurrenz zu zeigen. Stechen Sie durch ein außergewöhnliches Konzept mit Ihrem Messestand aus der Menge heraus! Überlegen Sie sich, wie Sie Ihr Messemotto mit in die Gestaltung Ihres Standdesigns einbringen können. Kleine Gefälligkeiten wie ein Catering am Messestand locken Besucher an und verschaffen Ihnen Aufmerksamkeit. Je emotionaler Sie Ihren Stand aufbauen und Ihre Botschaft präsentieren, desto erfolgreicher werden Sie auf der Messe sein.
Schritt 6: Volle Konzentration auf die Besucher
Nun ist es soweit: die Messe beginnt, Kunden und Interessenten besuchen die verschiedenen Ausstellungsstände. Warum sollte man gerade Ihrem Messestand Aufmerksamkeit schenken? Was für einen Mehrwert bieten Sie?
Das richtige Standpersonal
Behandeln Sie die Besucher wie Gäste – und seien Sie der perfekte Gastgeber. Es ist nicht selbstverständlich, dass Kunden und Interessenten offen und herzlich am Messestand empfangen werden. Deshalb punkten Sie mit kompetentem, freundlichem Standpersonal! Ihr Team sollte gut vorbereitet und motiviert sein, denn ein Messetag ist oftmals lang und anstrengend. Tiefgehende, speziell auf die Messe zugeschnittene Schulungen werden sich immer positiv auf das Ergebnis des Messeauftritts auswirken. Bereiten Sie Ihre Mitarbeiter auf die direkte Kommunikation vor um möglichst viele Leads und Neukunden zu gewinnen.
Werbematerialien
Eine gute Möglichkeit um in Erinnerung zu bleiben sind nützliche Werbegeschenke. Die Besucher der Messe packen die Werbematerialien zuhause aus und binden Sie häufig auch noch Monate nach der Messe in Ihren Alltag mit ein. Es wirkt sich positiv auf Ihr Auftreten aus, wenn Sie Kunden und Interessenten kleine Freuden bereiten.
Besonders gut eignen sich mobile Akkus. Verbringt ein Besucher den ganzen Tag auf einer Messe, so leidet häufig auch der Akku des Mobiltelefons. Mit einer Powerbank bieten Sie Mehrwert und schauen über den Tellerrand hinaus!
Zu den beliebtesten Werbematerialien zählen Kugelschreiber und Notizblöcke. Nutzen Sie diese nicht nur als Werbegeschenk! Es wirkt professionell, wenn das Standpersonal Kundendaten mit personalisierten Materialien aufnimmt. Die Materialien sollten das Unternehmenslogo tragen, um Wiedererkennungswert zu schaffen.
Neukundengewinnung
Zu den wichtigsten Zielen einer Messe gehört die Neukundengewinnung. Sichern Sie die Daten von Interessenten und speichern Sie sie in einer Datenverwaltungssoftware. So fällt es Ihnen hinterher leichter, die Interessenten zu kontaktieren. Mit personalisierten Angeboten können Sie den Interessenten an sich binden und in Erinnerung bleiben. Planen Sie ein Gewinnspiel für Ihren Messeauftritt oder der erstellen Sie eine so genannte „Goodie Bag“ mit Werbegeschenken zum Mitnehmen.
Schritt 7: Messeabbau
Nach Beendigung der Messe wird der Messestand abgebaut. Planen Sie die Anforderungen für den Abbau früh genug, um keine Verspätungen zu riskieren. Behalten Sie Ihr Team im Auge und geben Sie vor, wie der Stand verstaut werden soll.
Schritt 8: Follow-Up – die Nachbereitung und Reflektion des Messeauftritts
Kontrollieren Sie den Erfolg des Messeauftritts! Im Follow-Up werden die gesammelten Daten ausgewertet, Analysen durchgeführt und Interessenten kontaktiert. Wurden die Ziele erreicht? Wie viele Leads sind entstanden? Gibt es Neukunden? Nutzen Sie die neu gewonnen Erkenntnisse, um effektive Strategien für die nächsten Messen auszuarbeiten. Reflektieren Sie in einem Meeting mit Ihrem Personal, wie die Messe für Sie als Unternehmen verlaufen ist und notieren Sie sich Verbesserungsvorschläge.